Verslo žinios, priedas "Transportas ir logistika"
Birželio 8d., 2006

Augant konkurencijai rinkoje, transporto ir logistikos įmonės pradeda ieškoti naujų būdų, kaip efektyviau organizuoti savo veiklą ir tobulinti klientams teikiamų paslaugų kokybę. Sparčiai didėjančios kuro kainos ir vairuotojų atlyginimai nebeleidžia mažinti įmonių įkainių, todėl bendrovės turi užsitikrinti kitus konkurencinius pranašumus – operatyvų transporto ir logistikos procesų valdymą, mažesnes administracijos ir komunikacijos išlaidas, saugesnę ir griežčiau kontroliuojamą krovinių transportavimo sistemą.

Lietuvos nacionalinės vežėjų automobiliais asociacijos „Linava“ duomenimis, transporto bendrovių pajamos iš transporto veiklos 2005 metais siekė 3 mlrd. litų. Pajamų augimas, kurį lėmė tarpusavyje besikonsoliduojančios ir automobilių parkus jungiančios įmonės, vis dėlto buvo apie 6% mažesnis už tų pačių įmonių sąnaudų augimą. Transporto įmonių sąnaudos, išaugusios dėl smarkaus degalų brangimo, didesnių išlaidų kelių mokesčiams ir draudimui, dar labiau padidino įmonių tarpusavio konkurenciją ir daugelį jų įvarė į akligatvį – dar labiau mažinti paslaugų įkainius joms būtų nuostolinga.

Pasak Gintauto Ramaslausko, asociacijos "Linava“ Krovininio transporto skyriaus vadovo, transporto ir logistikos įmonių veikla yra labai imli informacinėms technologijoms - šios įmonės dirba su dideliu kiekiu informacijos, kuriai valdyti būtina greita reakcija. Įmonės, jausdamos, kad naujosios technologijos turi teigiamą įtaką jų įmonės veiklai, jau sparčiai diegiasi specializuotą programinę įrangą, nors dar prieš trejus metus buvo vertinamas turimų kompiuterių skaičius. Asociacijos "Linava“ duomenimis, šiuo metu 85,8% įmonių turi elektroninį ryšį, o prieš dvejus metus jį turėjo tik 61 procentas. Informacinės technologijos yra svarbios dar ir todėl, kad įmonės sparčiai konsoliduojasi. Tai rodo mažėjantis įmonių skaičius ir didėjančios įmonių pajamos iš transporto veiklos, kurios 2005 metais vienai įmonei išaugo iki 2,84 mln. litų (2004 m. buvo 2,22 mln. litų), o vienam automobiliui – iki 224 tūkst. Lt (2004 m. - 215 tūkst. litų). "Konsoliduojantis plečiasi įmonių veikla, atsiranda naujų veiklos rūšių, dėl to didėja išlaidos administravimui. Manau, kad tik besinaudojančios specializuotomis informacinėmis sistemomis įmonės turi galimybių įsitvirtinti ir pirmauti konkurencinėje rinkoje, o šių sistemų neįsidiegusios ateityje greičiausiai neišvengs nuostolių ir praras savo rentabilumą", – teigia p. Ramaslauskas.

Išaiškėjo pagrindinės problemos

Transporto ir logistikos informacines sistemas Lietuvoje kuria tikrai ne viena ir ne dvi specializuotos IT bendrovės. Tokios kaip "Alna Software", "Būtenta", "Integruota apskaita", "Labbis", "Rivilė", kt. Tačiau bėda ta, jog dauguma siūlomų produktų - tai nedidelės apimties transporto arba logistikos/ekspedijavimo veiklos uždaviniai, dažnai funkcionuojantys kaip moduliai, "prikabinti" prie apskaitos sistemų. Šalyje kol kas nėra integruotos, visą veiklą apimančios sistemos, kuri atitiktų daugumos transporto įmonių poreikius. Todėl dauguma, ypač didžiosios transporto bendrovės, bando savo jėgomis susikurti konkrečias jų poreikius atitinkančias valdymo programas. "Gal penketą metų bandėme bendrauti tai su viena, tai su kita IT bendrove. Tačiau galiausiai patys susikūrėme informacinę sistemą. Priežastis: net ir geriausiam IT specialistui, nežinančiam gilesnių logistikos procesų, yra beveik neįmanoma išaiškinti visų niuansų", – sakė Vytautas Levickas, bendrovių "Vylaista" ir "Autospeda" bendrasavininkis. "Kai įmonė pati gabena krovinius, juos ekspedijuoja, kai ji kartu yra ir lizingo bendrovė, pritaikyti vieną, integruotą sistemą yra be galo sunku. Todėl patys kūrėme tam tikrus atskirus modulius ir tai darė mūsų specialistai, gerai išmanantys logistikos subtilybes", – tvirtino Vytautas Pelėda, UAB "Transekspedicija" generalinis direktorius.

Prieš metus individualių programinių sprendimų bendrovė "Alna Software" pabandė rinkai pristatyti transporto ir logistikos informacinę sistemą, kuri atitiktų daugumos transporto įmonių poreikius."Susitikimuose su įvairių įmonių specialistais išsiaiškinome, kad daugelis jų susiduria su labai panašiomis problemomis, pvz., nuostoliai dėl praleistų užsakymų, sudėtingas reisų kainos ir pelningumo įvertinimas, perkrauti darbu vadybininkai, operatyvus informavimas apie krovinio būseną ir pan. Transporto ir logistikos įmonės skiriasi tuo, kaip jos sprendžia šias problemas“, – sako „Alna Software“ segmento direktorius Adrijus Jakulevičius.

Viena dažnesnių įmonių minimų problemų – didžiuliame informacijos sraute pasimetantys užsakymai."Problema ta, kad pardavimų arba logistikos vadybininkai, kasdien valdydami net po keliolika maršrutų ar automobilių, turi operuoti dideliu informacijos kiekiu. Per minutę nepateiktas atsakymas klientui į užklausimą reiškia prarastą klientą, o įmonei tai reiškia prarastus pardavimus“, – teigia p. Jakulevičius.Tačiau, pasak jo, vien užklausų sistemoje registravimas arba klientų duomenų bazės turėjimas negarantuos, kad visos užklausos bus atsakytos. Tam, kad vadybininkai galėtų greičiau apskaičiuoti krovinių pelningumą, įvertinti riziką ir atsakyti klientui į užklausą, o ne tiesiog gaišti laiką ranka suvedant informaciją, reikalingas optimaliai automatizuotas sistemos darbas.

Pasak „Alna Software“ specialisto, pati savaime informacinė sistema negarantuoja veiklos efektyvumo, o tiesiog supaprastina net ir neracionaliai organizuotų procesų administravimą. "Kurdami verslo procesų valdymo sistemas, remiamės nuostata, kad pirma kartu su klientu turime optimaliausiu būdu ir naudodami pažangiausius technologinius sprendimus sutvarkyti įmonėje vykdomus valdymo procesusi, o tik po to imamės duomenų bazių kūrimo ir automatizavimo. Tik nuosekliai sudėliotas ir automatizuotas procesas leidžia vadybininkams sutaupyti daugiau laiko, administruoti daugiau klientų, reisų arba automobilių, taip pat greičiau priimti sprendimus. Tik taip įmonė gauna tikrosios naudos - didesnių pardavimų arba pelno“, - teigė p. Jakulevičius. Pokalbiai su įmonėmis parodė, kad klientų lojalumo, o kartu ir įmonės konkurencingumo išlaikymui daro įtaką ir pridėtinės, klientams aptarnauti skirtos paslaugos, kurias taip pat galima automatizuoti. Pavyzdžiui, dažnai susiduriama su krovinių būsenos priežiūros ir kontrolės problema, dėl kurios galima prarasti svarbius klientus ir jų pasitikėjimą. Ryšio tarp vadybininkų, vežėjų ir klientų trūkinėjimas arba nebuvimas stipriai veikai verslą – bendrauti su vairuotojais telefonu yra brangu, vadybininkai tam eikvoja daug laiko, nors dažnai negali tiksliai įvardinti tikslios krovinio būsenos ar buvimo vietos.

Įvertino naudą

Prieš kelis mėnesius ekspedijavimo įmonė "Movere" pradėjo naudotis „Alna Software“ sukurta informacine sistema TRIS. "Pagal mūsų poreikius adaptuota informacinė sistema TRIS padeda įmonės vadybininkams efektyviau registruoti ir vykdyti klientų užsakymus, supaprastina komunikaciją su užsakovais bei vežėjais, leidžia sutaupyti administracinių lėšų, o svarbiausia – gerina klientams teikiamų paslaugų kokybę", – sistemos pranašumus vardijo Giedrius Keršis, bendrovės „Movere“ direktorius. Pasak jo, iki tol gabenant krovinius, dažnai nutrūkdavo įmonės vadybininkų ryšys su vežėjais – tik po kurio laiko būdavo sužinoma, ar krovinys jau pasiekė numatytą vietą, ar užstrigo kelyje dėl nenumatytų aplinkybių. Dėl to nebuvo galimybių užtikrinti, kad krovinys bus pristatytas saugiai ir laiku, buvo sunkiau greitai reaguoti į iškilusias problemas ir imtis jas spręsti.

Bendrovėje „Movere“ įdiegta pastovaus SMS ryšio su klientais ir užsakovais sistema leidžia automatiškai – SMS žinutėmis kontroliuoti užsakymų vykdymo ciklą, taip pat informuoti klientus apie krovinio pristatymą, o vairuotojus - apie naują krovinio krovimo vietą. Pono Keršio teigimu, tokia automatizuota transportavimo valdymo bei informacijos sistema turi kelis prnašumus – sumažina vadybininkų darbo apkrovą, komunikacijos išlaidas, užtikrina saugesnį ir patikimesnį krovinių transportavimą. Klientams ši sistema taip pat naudinga – jie gali greičiau gauti informaciją apie galimybes gabenti krovinius, laiku gauti informaciją apie problemas ir imtis atitinkamų priemonių joms išvengti.