LR Vidaus reikalų ministerija

ATGAL
1 000 000
Dokumentų apdorojama per metus
4000
Vartotojų
23
Apjungiamos įstaigos
  • Problemos

  • Sprendimas

  • Rezultatai

  • Klientų atsiliepimai

PROBLEMOS

  • Jau naudojama kliento sistema buvo nefunkcionali, naudojama tik pagrindinėse institucijose. Nebuvo galimybės derinti dokumentų elektroniniu būdu tarp institucijų.
  • Ministerijai pavaldžios institucijos neturėjo jokios elektroninės dokumentų valdymo sistemos. Tad jų kontrolė bei bendradarbiavimas su jomis buvo labai komplikuotas.
  • Dokumentų rengimo, derinimo, paieškos ir archyvavimo procesai buvo sudėtingi, brangiai kainuojantys ir ilgai trunkantys.
  • Nebuvo galimybės kontroliuoti pavedimus ir užduotis.
  • Sistema buvo neintegruota su kitomis valstybinėmis informacinėmis sistemomis.
  • Naudojama sistema nepalaikė elektroninio parašo.
  • Nebuvo galima atlikti paieškos skenuotų popierinių dokumentų turinyje.
  • Kai kurie dokumentai buvo vis dar registruojami popieriniuose žurnaluose.

SPRENDIMAS

Išanalizavus ministerijos problemas buvo suprojektuotas ir įdiegtas dokumentų ir procesų valdymo sprendimas turintis plačias funkcines galimybes, integruotas su kitomis valstybės informacinėmis sistemomis bei užtikrinantis visų įstaigų dalyvavimą bendroje veikloje.

  • Projekto metu buvo įdiegta „DocLogix“ platforma su pagrindinėmis funkcijomis
  • Sukurtas specialus modulis leidžiantis keistis dokumentais bei juos derinti tarp vidaus reikalų sistemos įstaigų, kurios turi įsidiegę „DocLogix“ sistemas.
  • Sukurta integracija su nacionaline Elektroninio archyvo informacine sistema (EAIS)
  • Sistema buvo integruota su Valstybės tarnautojų registru
  • Sukurtas unikalus teisės aktų projektų stebėsenos modulis

REZULTATAI

  • Įdiegus sistemą popierinių dokumentų beveik atsisakyta, elektroninių dokumentų ir skenuotų kopijų apyvarta sudaro apie 85% visų dokumentų
  • Dokumentų paieška paspartėjo daugiau nei 20 kartų. Dabar dokumentą galima rasti iš bet kurio kompiuterio per keletą sekundžių
  • Dokumentų derinimo procesas tarp skirtingų institucijų paspartėjo iki 5 kartų. Tai užtikrina proceso automatizavimo funkcionalumas bei tarpinstitucinė dokumentų mainavietė
  • Išlaidos popieriui, spausdinimo medžiagoms ir pašto paslaugoms sumažėjo apie 80%
  • Atsakymas į gyventojų užklausas ir įvairių pažymų išdavimas paspartėjo 20%

KLIENTO ATSILIEPIMAI

DocLogix sistema paspartins ministerijos tarnautojų darbą, leis taupyti laiką ir lėšas, skiriamas dokumentų vadybos procesui. Jos naudą turėtų pajusti ir gyventojai, nes pagreitės pažymų išdavimas, skundų nagrinėjimas bei kitų viešųjų paslaugų teikimas.

Dailis Alfonsas Barakauskas, Lietuvos Respublikos vidaus reikalų ministras
How to enable JavaScript in your browser